Kennisbank

Presentielijst voor de toolboxmeeting: wat moet erop?

Voor een auditor of inspecteur is een toolboxmeeting zonder presentielijst een toolboxmeeting die niet is gegeven. De lijst is je bewijs dat je mensen zijn voorgelicht. Het is gelukkig simpel om het goed te doen.

Wat moet erop?

• Datum en tijd.
• Het onderwerp van de toolbox.
• De locatie of het project.
• De naam van degene die de toolbox gaf.
• De namen van de deelnemers, met hun handtekening.
• Het bedrijf van de deelnemers, als er onderaannemers of uitzendkrachten meedoen.
• In welke talen de toolbox is gegeven.
• Ruimte voor opmerkingen: vragen, ideeën of problemen die zijn genoemd.

Wat betekent tekenen?

Met zijn handtekening laat een medewerker zien dat hij erbij was en de uitleg heeft gekregen. Laat mensen daarom tekenen ná de toolbox, niet ervoor, en nooit voor iemand anders. Een lijst die al vooraf rondgaat, zegt weinig.

Bewaren en terugvinden

Bewaar de lijsten zo dat je ze snel terugvindt. Bij een VCA-audit wil de auditor een reeks toolboxen zien, en na een incident wil je kunnen laten zien wat er over dat onderwerp is besproken. Een map op kantoor raakt zoek; een foto of scan op één vaste digitale plek werkt beter.

Er staat geen vaste bewaartermijn in de wet. Bewaar ze in elk geval tot na je volgende audit. Veel bedrijven bewaren ze een paar jaar.

Let op privacy

Namen en handtekeningen zijn persoonsgegevens. Bewaar de lijsten beveiligd, laat ze niet rondslingeren, en gebruik ze alleen om te laten zien dat de toolbox is gegeven.

Zo werkt het bij MijnToolbox

Bij elke toolbox zit een presentielijst om te printen. Na de toolbox maak je een foto van de getekende lijst en zet je die in je archief in Mijn toolbox. Voor de audit download je het hele archief als één overzicht in pdf. Zo werkt het.

Veelgestelde vragen